Neue Regelungen zur Gesellschafterliste der GmbH

Am 1. Juli 2018 ist die neue Gesellschafterlistenverordnung (nachfolgend „GesLV“) in Kraft getreten, die nun die teilweise strittigen Einzelheiten zum Aufbau der Gesellschafterliste einer GmbH gemäß § 40 Abs. 4 GmbHG regelt.

Zum Hintergrund:

Gemäß § 40 GmbHG haben die Geschäftsführer unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung eine von ihnen unterschriebene Liste der Gesellschafter mit bestimmten Angaben zum Handelsregister einzureichen. Die Einreichungspflicht liegt beim Notar, sofern dieser an Veränderungen im Gesellschafterkreis und/oder Beteiligungsumfang mitgewirkt hat.

Gleichzeitig gilt im Verhältnis zu einer GmbH im Fall einer der o.g. Veränderungen als Inhaber eines Geschäftsanteils nur, wer als solcher in der Gesellschafterliste im Handelsregister eingetragen ist (§ 16 GmbHG). Dabei gilt bei einer Geschäftsanteilsübertragung die Rechtshandlung des Erwerbers als von Anfang an wirksam vorgenommen, wenn die Gesellschafterliste jedenfalls unverzüglich nach Erwerb in das Handelsregister aufgenommen wird.

Nicht zu unterschätzen ist, dass nicht ordnungsgemäße Angaben in der einzureichenden Gesellschafterliste deren Aufnahme ins Handelsregister verhindern oder jedenfalls Zwischenverfügungen verursachen können. Vor diesem Hintergrund sollte der Geschäftsführer bei der Gestaltung einer Gesellschafterliste besonderes Augenmerk auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben richten.

Es besteht keine Pflicht, bereits dem Handelsregister vorliegende Gesellschafterlisten korrigierend an die neuen Vorgaben anzupassen. Diese Gesellschafterlisten behalten auch weiterhin ihre Geltung. Gesellschafterlisten jedoch, die ab dem 1. Juli 2018 angepasst und neu eingereicht werden, müssen unbedingt den Anforderungen der GesLV entsprechen.

Auch mit Blick auf die neuen Pflichten durch das Transparenzregister sollte der Geschäftsführer für die Einreichung von aktuellen Gesellschafterlisten Sorge tragen.

Im Einzelnen:

Vorgaben zur laufenden Nummerierung von Geschäftsanteilen

Um eine Vereinheitlichung der Gesellschafterlisten zu erreichen, enthält die GesLV eine zwingende Vorschrift in Bezug auf die laufende Nummerierung von Geschäftsanteilen. So sind in Zukunft nur noch ganze arabische Zahlen (1, 2, 3, …) und in Einzelfällen ganze arabische Zahlen in dezimaler Gliederung (1.1, 1.2, 1.3, …) zulässig. Die Nummerierung muss einheitlich erfolgen und einer zeitlichen sowie numerischen Kontinuität unterliegen. Bei Unübersichtlichkeit einer Gesellschafterliste ist eine gänzlich neue Nummerierung möglich. In diesem Fall muss jedoch eine Eintragung in der neu eingeführten Veränderungsspalte (dazu im Anschluss) erfolgen.

Veränderungsspalte

Bei der Veränderungsspalte handelt es sich um eine ergänzende Spalte in der Gesellschafterliste, welche die historische Entwicklung der Geschäftsanteile in Bezug auf die jeweils vorhergehende Gesellschafterliste darstellen soll.

Die Pflicht zur Aufnahme einer Veränderungsspalte besteht nur im Fall der Neunummerierung der Geschäftsanteile und erfordert einen Hinweis darauf mit Bezug zur bisherigen Nummerierung der Geschäftsanteile. Darüber hinaus kann eine solche Veränderungsspalte eingefügt werden – die GesLV spricht hier von „sollte“ – z. B. zur Darstellung von Teilung, Zusammenlegung oder Einziehung von Geschäftsanteilen, von einer Kapitalerhöhung mit Ausgabe neuer Geschäftsanteile oder Aufstockung, von einer Kapitalherabsetzung oder einem Anteilsübergang.

Wegfall von Altangaben

Soweit eine neue Gesellschafterliste wegen Veränderungen in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung eingereicht werden muss, dürfen nunmehr überholte Angaben nicht durch Streichungen oder mit Markierungen dargestellt werden. So darf z. B. ein weggefallener Geschäftsanteil nicht durchgestrichen oder mit dem Zusatz „aufgehoben“ aufgeführt werden. Diese historischen Angaben können über die Einsichtnahme in ältere Gesellschafterlisten nachvollzogen werden. Zum besseren Verständnis für die Änderungen im Verhältnis zur vorhergehenden Gesellschafterliste kann der Geschäftsführer/Notar jedoch die zuvor genannte Veränderungsspalte nutzen.

Angabe prozentualer Beteiligungen

Schließlich wird auch die bisher strittige Frage zur Genauigkeit der Angabe prozentualer Beteiligungen mit der GesLV abschließend geregelt. Dem Verfasser einer Gesellschafterliste werden hierzu unterschiedliche Darstellungsmöglichkeiten vorgegeben. U.a. gilt, dass die Angabe „< 1 %“ genügt, wenn ein Anteil des Nennbetrags eines einzelnen Geschäftsanteils weniger als 1 % vom Stammkapital beträgt. Entsprechendes gilt, wenn die addierten Nennbeträge der Geschäftsanteile eines Gesellschafters weniger als 1 % vom Stammkapital betragen.

Bei Fragen dazu wenden Sie sich gerne an uns oder unsere Notariate.