Legal Business Solutions

Die digitale Transformation der Rechtsabteilung

Vertrauen Sie auf ein Team, mit dem die digitale Transformation Ihrer Rechtsfunktion Wirklichkeit wird – durch spezialisierte Organisations- und Technologieberatung „von Jurist:innen für Jurist:innen“. So schaffen wir gemeinsam mit Ihnen nachhaltige Werte und Vertrauen – heute und in Zukunft.

Viele Rechtsabteilungen stehen vor großen Herausforderungen: Immer mehr und immer komplexere Geschäftsvorgänge müssen mit konstanten Ressourcen gemanaged werden. Das Arbeitsaufkommen pro Berufsträger steigt, das Tagesgeschäft nimmt überhand und es verbleibt zu wenig Zeit für komplexe Einzelfallbewertungen. Der Druck, das eigene Betriebsmodell mit Blick auf Digitalisierungschancen und den Einsatz von Legal Tech zu optimieren, nimmt ständig zu.

Legal wird zum Business Enabler

Wir stehen Rechtsabteilungsleitern und Legal Operations Verantwortlichen für diese Transformation ganzheitlich zur Seite: Mit Strategie- und Prozessberatung identifizieren wir Optimierungspotentiale in der Aufbau- und Ablauforganisation. Mit Technologie-Expertise und Umsetzungskompetenz lichten wir für Sie den unübersichtlichen Legal Tech Markt und implementieren die für Ihre spezifische Situation passenden Tools und Systeme. Und mit Legal Managed Services übernehmen wir im Bedarfsfall repetitive Standardaufgaben.

Das Ergebnis:

  • Rollen und Verantwortlichkeiten in der Rechtsabteilung sind klar definiert und entsprechen den Anforderungen der internen Kunden
  • Durchlaufzeiten und manueller Aufwand pro Aufgabe sind optimiert
  • Ihr Team gewinnt Kapazität für Sonderprojekte und komplexe Einzelfragen

Ihr Mehrwert:

  • Steigerung der operativen Effizienz
    Mehr abgeschlossene Vorgänge pro Mitarbeiter, sinkende Durchlaufzeit je Vorgang, weniger gleichzeitige Vorgänge in Bearbeitung pro Mitarbeiter, sinkende Fehlerquote
  • Verbesserte Servicequalität
    Verkürzte time-to-value durch schnellere Prüfung/Freigabe, Reduktion von Fehlern durch inkonsistente (manuelle) Rechtseinschätzungen, höhere Zufriedenheit bei internen Kunden
  • Reduzierte Risiken
    Sinkende Fehlerquote bei Beantwortung von Rechtsfragen (durch mehr Harmonisierung und Automatisierung)
  • Langfristige Verbesserung der Effektivität
    Sicherung der Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen, Kostenoptimierung im Sourcing (Legal Spend), optimierte Arbeitskosten im Staffing, Transformation zum Enabler und strategischen Berater

Wie wir Sie bei Legal Transformation unterstützen

Strategie- und Prozessberatung für Legal Operations

Der Startpunkt der Überlegungen zur Transformation ist oft organisatorisch statt technisch. Unsere Expert:innen verbinden Kompetenz in der Organisationsberatung und im Change Management mit praktischer Erfahrung zu typischen Abläufen in Rechtsabteilungen. Daraus entwickeln wir einen auf Ihre individuellen Herausforderungen zugeschnittenen Ansatz für ein neues Betriebsmodell („Legal Target Operating Model“), das die Unternehmensstrategie genauso berücksichtigt wie Ziele und Governance der juristischen Inhouse-Beratung. Ein Kernbestandteil ist hierbei die Erfassung des Status quo in Bezug auf Aktivitäten, Zuständigkeiten und Prozesse und die Ableitung entsprechender Optimierungspotentiale.

Für die Erreichung des Zielzustands entwickeln wir anschließend eine langfristige Transformationsplanung („Legal Operations Roadmap“): Dazu gehören die Definition von Meilensteinen und Zeitplänen und die Definition von Projektschritten einschließlich Interdependenzen und Voraussetzungen.

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Legal Tech Consulting und Implementierung

Der Legal Tech Markt ist stark fragmentiert und sehr dynamisch. Oft ist es für Rechtsabteilungen schwer zu entscheiden, welches System für die eigenen Zielsetzungen in Bezug auf ein künftiges Betriebsmodell das richtige ist – von der Implementierung ganz zu schweigen. Demgegenüber ist die Unterstützung durch die hausinterne IT oft aus Ressourcenmangel unzureichend.
Unsere Expert:innen bringen spezialisiertes Wissen zu den auf dem Markt verfügbaren Lösungen und Tools mit. Wir bewerten Ihren individuellen technischen Reifegrad in Bezug auf ein künftiges Betriebsmodell und unterstützen Sie bei Ausschreibungen und der Auswahlentscheidung. Auch bei der Einführung können Sie auf uns vertrauen: mit unserer Implementierungskompetenz stellen wir sicher, dass die Systeme von Anfang den Mehrwert in Bezug auf Ihre Transformation bringen, den Sie erwarten. Das gilt insbesondere für die Implementierung von

  • Vertragsmanagement-Systeme (CLM)
  • Legal Intake Management:
    Die stärkere Strukturierung und Digitalisierung von Eingangskanälen der Rechtsabteilung spielt eine Schlüsselrolle in der digitalen Transformation, lassen sich hierüber doch wichtige Daten über Umfang und Bearbeitungsdauer von Anfragen erfassen und mit Hilfe von KPIs in einen sinnvollen Rahmen zur Qualitätsmessung überführen.
  • Legal Self-Services:
    Eng verbunden mit Intake Management sind Apps und Tools, mit denen die internen Kunden der Rechtsabteilung standardisierte Rechtsauskünfte auf digitalem Weg erhalten können. Das Spektrum geht vom Vertragsgenerator über das Anstoßen von Genehmigungsprozessen bis hin zur Erfassung und Beantwortung compliance-relevanter Vorgänge und Fragen. Damit der potentielle Mehrwert (Zeit- und Kapazitätsersparnis, reduzierte Risiken) voll zum Tragen kommt, sind die saubere Erfassung von relevanten Use Cases, die Harmonisierung der zugehörigen Arbeitsprozesse und schlussendlich die Kapazität zur Umsetzung und laufenden Pflege von großer Bedeutung.
  • Matter Management Systeme:
    Die Erfassung von Vorgängen innerhalb der Rechtsabteilung über Matter Management Systeme ist nichts Neues. Jedoch nehmen die Forderungen nach mehr Interoperabilität und Flexibilität solcher Systeme im Zuge von unternehmensweiten Strategien zur digitalen Transformation stetig zu. Rechtsabteilungen stehen oft am Scheideweg: Das bestehende, bewährte System beibehalten unter Inkaufnahme von Brüchen durch fehlende Schnittstellen und hohen Wartungaufwänden? Oder der Wechsel auf moderne, cloud-basierte Systeme mit dem entsprechenden Migrations- und Change-Aufwand? Profitieren Sie von unserer Erfahrung, um die richtige Entscheidung für Ihre individuelle Situation zu treffen!
  • Legal Spend Management Systeme:
    Zunehmender Kostendruck führt auch bei der Mandatierung von Kanzleien zu Forderungen nach mehr Transparenz zu den individuellen Kosten jedes Mandats und nach kostenbasierenden Benchmarkings. Legal Spend Management Systeme schaffen hier effektiv Abhilfe, indem der gesamte Erfassungs- und Abrechnungsprozess digitalisiert und kanzlei-übergreifend standardisiert werden kann. Durch die Berücksichtigung von Billing Rules lassen sich zudem effektiv Kosten einsparen.
  • Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI):
    Kaum ein Legal Tech Thema hat in den vergangenen Jahren so einen Hype erlebt wie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Besonders für das automatisierte Auslesen und Erfassung von Verträgen und anderen Rechtsdokumenten kann der Effizienzgewinn enorm sein. Mittlerweile ist auf dem Markt eine schier unüberschaubare Anzahl von Anbietern und Tools für unterschiedlichste Einsatzszenarien zu finden. Unsere erfahrenen Expert:innen lichten für Sie den Dschungel und identifizieren nicht nur gemeinsam mit Ihnen das richtige Tool für Ihre Anwendungszwecke, sondern definieren und installieren auch die dazu erforderlichen Arbeitsprozesse.

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Managed Legal Services

Managed Legal Services (MLS) sind standardisierte, rechtliche Bearbeitungsprozesse, die technologiegestützt von speziell ausgebildeten PwC Kräften übernommen werden. Als verlängerte Werkbank bieten wir MLS sowohl für temporäre rechtliche Sonderprojekte als auch als für die dauerhafte Verlagerung von repetitiven, weniger komplexen rechtlichen Vorgängen an.

Typische Einsatzbeispiele sind:

  • Vertragsanalyse / Due Diligence
  • Vertragsabwicklung
  • Umsetzung regulatorischer Anforderungen (Repapering, Ansprache von Kunden/Lieferanten)
  • Claim Management

PwC bietet Managed Legal Services auf globaler Ebene an, interdisziplinär koordiniert mit Spezialisten für Projektmanagement, Operations und Technologie.

 

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Auswahl und Implementierung von Contact Lifecycle Management Systemen

Innerhalb der digitalen Transformation der Rechtsabteilung nimmt das Vertragsmanagement und damit verbunden die Implementierung von Contract Lifecycle Management Systemen (CLM) eine Sonderstellung ein. Ein solches System ist für viele Unternehmen von zentraler, strategischer Bedeutung und geht weit über den Einflussbereich der Rechtsabteilung hinaus. Oftmals ist das inhouse Legal Team als zentrale verantwortliche Instanz für das Vertragsmanagement sehr oft im Lead, wenn es um die Digitalisierung und Optimierung der damit verbundenen Prozesse und Systeme geht. Der positive Beitrag und die Benefits eines CLM-Systems sind sehr groß und unternehmensweit spürbar. Auf der anderen Seite ist die Auswahl und Implementierung in der Regel auch deutlich komplexer als bei anderen Legal Tech Lösungen. In vielen Fällen ist ein Vorprojekt erforderlich, in dem unternehmensweit Contracting-Prozesse, verwendete Templates und Datenmodelle einer Analyse und Harmonisierung unterzogen werden, um „fit for CLM“ zu sein.

PwC arbeitet mit den führenden CLM-Anbietern zusammen und verfügt über fundierte Erfahrungen – national und global. Über eine erprobte Selektionsmethodik helfen wir unseren Kunden, das für sie optimal passende Vertragsmanagement-System auszuwählen. Und mit über 120 CLM Beratern und über 40 Implementierungsexperten weltweit stellen wir sicher, dass Ihr Unternehmen die mit der CLM-Einführung verknüpften Ziele erreicht. Sie profitieren dabei von unserer exzellenter Marktkenntnis basierend auf langjährigen Geschäftsbeziehungen mit nahezu allen führenden Anbietern.

Digitales Vertragsmanagement entlang des gesamten Vertragslebenszyklus

Um Verträge und die damit verbundenen Chancen und Risiken aktiv steuern zu können, muss der Lebenszyklus von Verträgen ganzheitlich betrachtet werden. Moderne Contract Lifecycle Management (CLM) Systeme ermöglichen genau dies: eine voll integrierte, transparente, digitale und jedenfalls teilweise auch automatisierte Vertragsabwicklung.

Die Implementierung eines CLM ermöglicht es Unternehmen, Risikofaktoren zu reduzieren und von einer größeren Transparenz über alle hinterlegten Verträge im Sinne einer „Single-Source-of-Truth“ zu profitieren. Darüber hinaus kann das Unternehmen durch die Nutzung eines CLM seine Vertragsprozesse effizienter gestalten und damit Verwaltungskosten senken.

Chancen für die Rechtsabteilung durch digitales Vertragsmanagement

Transparenz
„Transparenz schafft Objektivität“ – Das CLM System als „Single-Source-of-Truth“ ermöglicht es erstmals, verlässlich auszuwerten, welche Vertragsarten und Vertragsklauseln besonders häufig verwendet und insbesondere auch verhandelt werden. Wenn bestimmte Klauseln immer wieder hohe Aufwände in der Verhandlungsphase verursachen, sollten sie möglicherweise überarbeitet werden. Ferner sind Trends leichter zu erkennen, zum Beispiel die Analyse, welche Vertragsarten verstärkt verwendet und daher zukünftig an Bedeutung gewinnen werden. Auch die Frage, in welchen Bereichen die Verwendung vorgefertigter Templates gegenüber der Gegenseite typischerweise durchgesetzt werden können, lässt sich anhand von Auswertungen des Systems beantworten. Dies kann in mehrerlei Hinsicht helfen, in die werthaltigsten Vertragstemplates Aufwände zu investieren bzw. an anderer Stelle Aufwände einzusparen.

Governance Rolle
Die Einhaltung von unternehmensinternen Regelungen, die in Richtlinien und Anweisungen niedergelegt sind, dient der Risiko-Mitigation für Unternehmen. Rechtsabteilungen haben die wichtige Aufgabe, die Einhaltung der im Zusammenhang mit der Tätigkeit der Rechtsabteilung definierten Vorgaben zu überwachen. Um diese Funktion gewährleisten zu können, ist deren verpflichtende Einbindung und damit die Möglichkeit der Kenntnisnahme essenziell. Durch ein CLM-System kann dies mittels automatisierter Workflows nachweisbar sichergestellt und ausgewertet werden. So wird die Voraussetzung dafür geschaffen, dass Kontrollen wirksam durchgeführt werden können.

Ferner ermöglicht die Implementierung von Workflows auch die Umsetzung von Best Practices entlang aller Prozessschritte des Vertragslebenszyklus. Durch die Workflows wird gesteuert, wer wann was tut – es wird also Einfluss auf das Verhalten der beteiligten Personengruppen genommen. Dies führt zu Verbesserungen in Bezug auf Effizienz im Vertragsmanagement. Viel entscheidender aber: auch die materiellen Ergebnisse, die in den einzelnen Phasen des Vertragslebenszyklus (insbesondere der Drafting- und Verhandlungsphase) erzielt werden, sind nachweislich besser im Vergleich zum Status Quo.

Zentrale Templateverwaltung und Automatisierung der Vertragserstellung
Ein CLM-System ermöglicht es, seinen Nutzern in Echtzeit Vertragsentwürfe zur Verfügung zu stellen, die genau auf den jeweiligen Sachverhalt passen und alle entscheidenden Klauseln in der letztaktuellen Fassung beinhalten. Das System stellt den Nutzern die für die Vertragserstellung entscheidenden Fragen und wählt dann aus einer Klauseldatenbank anhand von definierten Regeln die passenden Klauseln aus und fügt diese zu einem konsistenten Vertragsdokument zusammen. Die Regeln und die Klauseldatenbank werden zentral angelegt und gepflegt. So wird eine hohe Qualität und Effizienz in der Vertragserstellung sichergestellt. Idealerweise nutzen Unternehmen in der Vorbereitung auch die Chance zur Verschlankung und Standardisierung ihres Portfolios an Vertragstemplates und Klauseln.

Ansprechpartner

Dr. Matthias Schwenke

Tel.: +49 69 9585-6168

Daniel Lafrentz

Tel.: +49 211 9811432

Marius Eßer

Tel.: +49 30 26361223