COVID-19: Rechtliche Leitlinien

03. April 2020

Die rasante Ausbreitung der COVID-19-Pandemie stellt die Geschäftsführung eines jeden Unternehmens vor eine Vielzahl von zu bewältigenden Fragen und Themen.

Gerade in Krisensituationen treffen die Geschäftsführung grundsätzliche Pflichten zur Krisen(früh)erkennung, die wir im Folgenden näher betrachten wollen.

Das am 27. März 2020 verabschiedete Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht schafft für bestimmte Bereiche des Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vorübergehend Erleichterungen.

Geschäftsführung in der Krise

Krisenspezifische Pflichten

  • Die Geschäftsführung treffen grundsätzliche Pflichten zur Krisenfrüherkennung. Dazu gehört die Pflicht zur kontinuierlichen Beobachtung der finanziellen Lage der Gesellschaft. Zu diesem Zweck hat der Geschäftsführer geeignete organisatorische Maßnahmen zu treffen, damit er sich jederzeit über die finanzielle Situation der Gesellschaft unterrichten kann.
  • Darüber hinaus trifft die Geschäftsführung die Pflicht zur ständigen wirtschaftlichen Selbstprüfung.
  • Sobald die ersten Anzeichen auftreten, dass die Liquidität des Unternehmens ggf. nicht ausreichen wird, hat die Geschäftsführung die Pflicht; die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens mittels einer Liquiditätsbilanz zu überprüfen und Solvenzprognosen
  • Zeigt eine Liquiditäts- und Ertragsplanung, dass die Liquidität des Unternehmens mindestens für das laufende und das kommende Geschäftsjahr gesichert ist, ist damit nicht nur die (drohende) Zahlungsunfähigkeit, sondern auch die insolvenzrechtliche Überschuldung ausgeschlossen. Wenn die Planung hingegen zeigt, dass die Liquidität nicht gesichert ist, muss zur Abklärung einer Überschuldung eine Überschuldungsbilanz erstellt werden, in der Aktiva und Passiva gegenübergestellt werden.
  • Die grundsätzliche Insolvenzantragspflicht trifft die Geschäftsführung bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung. Dabei ist von der Geschäftsführung stets zu beachten, dass die Überschuldung im Fall einer negativen Fortbestehensprognose deutlich früher eintreten kann als die Zahlungsunfähigkeit.
  • Darüber hinaus sollte die Geschäftsführung jederzeit zur Sicherstellung der Liquidität des Unternehmens alternative Finanzierungsmöglichkeiten ins Auge fassen.
  • Sobald das Unternehmen in eine Krise gerät, trifft den Geschäftsführer eine Restrukturierungs- und Sanierungspflicht, die sich aus der Leitungssorgfalt nach § 43 Abs. 1 GmbHG ableiten lässt. Diese beinhaltet:
    • die eingehende Analyse der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens im Branchenumfeld;
    • die eingehende Analyse der Krisenursachen, der Gründe für die erwirtschafteten Verluste;
    • die Erstellung eines nachhaltigen Restrukturierungsplans; und
    • die Pflicht zur Liquidation oder Veräußerung dauerhaft unrentabler Unternehmensbereiche.

Haftungsrisiken

  • Der Geschäftsführer handelt fahrlässig, wenn er sich nicht rechtzeitig die erforderlichen Informationen verschafft, die für die Prüfung der Insolvenzantragspflicht erforderlich sind.
  • Hat ein Geschäftsführer die hierfür erforderliche Sachkunde nicht, muss er sich fachkundig beraten lassen. Der Geschäftsführer handelt ohne Verschulden, wenn er sich unter umfassender Offenlegung der erforderlichen Unterlagen durch eine fachlich qualifizierte Person beraten lässt, ob Insolvenzreife eingetreten ist. Er hat jedoch eine Plausibilitätskontrolle bzgl. des Prüfergebnisses vorzunehmen.

Aussetzung der Insolvenzantragsfrist und weitere insolvenzrechtliche Regelungen

  • Das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht beinhaltet unter anderem eine gesetzliche Regelung zur Aussetzung der maximalen dreiwöchigen Insolvenzantragsfrist und trat rückwirkend zum 1. März 2020 in Kraft.
  • Die Aussetzung gilt vom 1. März 2020 bis zum 30. September2020 (mit Verlängerungsoption bis zun 31. März 2021). Die Aussetzung greift nur dann nicht, wenn die Insolvenzreife nicht auf den Folgen von Corona beruht oder keine Aussicht auf die Beseitigung der eingetretenen Zahlungsunfähigkeit besteht. Das Beruhen bzw. die Beseitigungsmöglichkeit wird dann vermutet, wenn das Unternehmen am 31. Dezember 2019 nicht zahlungsunfähig war.
  • Die Geschäftsführung ist dennoch gehalten, die Kausalität der Corona-Pandemie für die Zahlungsunfähigkeit bzw. Überschuldung zu dokumentieren. Ferner muss sie rechtzeitig öffentliche Hilfen beantragen bzw. Sanierungsverhandlungen aufnehmen. Versäumnisse bergen die Gefahr, dass die Antragspflicht versäumt wird, weil sich eine Kausalität – und nicht nur ein bloßer Zusammenhang – letztlich nicht belegen lässt.
  • Während der Dauer der Aussetzung der Insolvenzantragspflicht gelten für Organe (Geschäftsführung, Vorstand) der betroffenen Gesellschaften dahingehende Haftungserleichterungen, dass Zahlungen mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsleiters als vereinbar gelten (vgl. hierzu insbesondere § 64 S. 2 GmbHG sowie § 92 Abs. 2 S. 2 AktG), die „im ordnungsgemäßen Geschäftsgang erfolgen“. Insbesondere sind Zahlungen als sorgfaltsgemäß anzusehen, die der Aufrechterhaltung oder Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs oder der Umsetzung eines Sanierungskonzepts dienen.
  • Darüber hinaus gelten bis zum 30. September 2023 eine erfolgte Rückgewähr eines während der Aussetzung der Insolvenzantragspflicht gewährten Kredits sowie eine im Aussetzungszeitraum erfolgte Bestellung von Sicherheiten zur Absicherung solcher Kredite nicht als gläubigerbenachteiligend. Dies gilt auch für die Rückzahlung (nicht aber die Besicherung) von Gesellschafterdarlehen und Forderungen aus wirtschaftlich entsprechenden Rechtsgeschäften.
  • Der in § 39 Abs. 1 Nr. 5 InsO angeordnete Nachrang von Gesellschafterdarlehen und Forderungen aus Rechtshandlungen, die einem solchen Darlehen wirtschaftlich entsprechen, gilt nicht in Insolvenzverfahren, die bis zum 30. September 2023 beantragt wurden.
  • Ferner dürfen Kreditgewährungen und Besicherungen im Aussetzungszeitraum nicht als sittenwidrige Beihilfe zur Insolvenzverschleppung gewertet werden.
  • Im Fall von Krediten, die von der KfW und ihren Finanzierungspartnern oder von anderen Institutionen im Rahmen staatlicher Hilfsprogramme anlässlich der COVID-19-Pandemie gewährt werden, gelten die Einschränkungen des Anfechtungsrechts auch dann, wenn der Kredit nach dem Ende des Aussetzungszeitraums gewährt oder besichert wird, sowie unbefristet für dessen Rückgewähr.
  • Ferner sieht das Gesetz Einschränkungen für Gläubigeranträge auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens vor.

Pflichten im und Beeinträchtigungen des Tagesgeschäfts

Die Corona-Krise hat verschiedenste Auswirkungen auf das Tagesgeschäft eines jeden Unternehmens.

  • Gesetzliche und behördliche Maßnahmen, wie z.B. Hygienevorschriften oder die Schließungen von Grenzen oder Geschäften und Einrichtungen müssen umgesetzt und in die unternehmensinternen Prozesse integriert werden. Zu diesem Zweck muss die Geschäftsleitung prüfen, welche Regularien auf ihr Unternehmen Anwendung findet.
  • Zudem empfiehlt es sich, auch die weiteren Prozesse im Hinblick auf entsprechende rechtliche Risiken zu überprüfen und ggf. anzupassen.
  • Darüber hinaus müssen Maßnahmen getroffen werden, um Infektionen bei Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden zu verhindern. Vor dem Hintergrund dieser Herausforderungen müssen krisentypische Pflichten und Haftungsrisiken beachtet und das eigene Vorgehen durchleuchtet werden.

Zur Vermeidung von rechtlichen Risiken müssen die Verantwortlichen sämtliche betroffenen Prozesse prüfen und die möglichen Risiken

  • identifizieren und bewerten,
  • angemessen steuern (z.B. durch Präventionsmaßnahmen, Home-Office, Hygienemöglichkeiten, Notfallpläne) und
  • im Unternehmen und nach außen kommunizieren.

Daneben müssen auch bestehende Prozesse darauf überprüft werden, ob diese unter den veränderten Rahmenbedingungen weiterhin unverändert bestehen bleiben können (z.B. Zutrittsbeschränkungen und Hygienemaßnahmen) oder ob hier Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Geschäftsführer im Konzernverbund

  • Der Geschäftsführer einer Gesellschaft im Konzernverbund hat trotz des damit einhergehenden Spannungsverhältnisses ausschließlich im Interesse der Tochtergesellschaft zu handeln. Vorteile für den Konzern als Ganzes sind für den Geschäftsführer zunächst zu vernachlässigen, vielmehr hat er seine Entscheidungen so zu treffen, als sei die Gesellschaft unabhängig.
  • Als oberstes Organ der Gesellschaft kann die Gesellschafterversammlung – nicht einzelne Gesellschafter – dem Geschäftsführer per Gesellschafterbeschluss – auch negative – Weisungen erteilen, die dieser als weisungsabhängiges Leitungsorgan grundsätzlich befolgen muss.
  • Ausnahmen davon sind lediglich solche Weisungen, die
    • auf sittenwidrige, rechtswidrige oder strafbare Geschäftsführungsmaßnahmen gerichtet sind,
    • eine Verletzung einer gesetzlich auferlegten Pflicht des Geschäftsführers zur Folge haben, und
    • einen existenzvernichtenden Eingriff darstellen.

In diesen Fällen darf und muss der Geschäftsführer die Weisungen nicht befolgen.

  • Soweit der Geschäftsführer aufgrund einer Weisung der Gesellschafterversammlung handelt, handelt dieser nicht pflichtwidrig

Hauptversammlungen, Gesellschafterbeschlüsse

Neben der Untersagung von Großveranstaltungen durch die einzelnen Landesregierungen ist „soziale Distanz“ in diesen Tagen ein wichtiges Stichwort. Unternehmen wie Henkel, Volkswagen, Telekom, Daimler oder Continental haben ihre Hauptversammlungen bereits bis auf Weiteres verschoben.

  • Nach bisheriger Rechtslage waren Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien und Europäische Gesellschaften dazu verpflichtet, ihre Hauptversammlung innerhalb der ersten acht Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres
  • Um den gesetzlichen Vorgaben Folge zu leisten, konnten Unternehmen bisher auf die Online-Teilnahme an der Hauptversammlung bzw. die Briefwahl nur zurückgreifen, sofern die Satzung den Vorstand dazu ermächtigt, von solchen Möglichkeiten Gebrauch zu machen.
  • Das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht sieht seit dem 28. März 2020, in Bezug auf die Hauptversammlungen wesentliche Erleichterungen vor.
    • Der Vorstand der Gesellschaft kann (mit Zustimmung des Aufsichtsrats) entscheiden, dass die Versammlung ohne Präsenz der Aktionäre abgehalten wird. Dazu ist die Bild-/Tonübertragung der gesamten Versammlung, die elektronische Stimmabgabe, die elektronische Fragemöglichkeit sowie die Gelegenheit zum Widerspruch sicherzustellen. Einer gesonderten Satzungsermächtigung bedarf es dazu nicht.
    • Abweichend von der derzeit geltenden achtmonatigen Frist wird durch das Gesetz die Möglichkeit eröffnet, die Hauptversammlung innerhalb des Geschäftsjahres durchzuführen und damit die achtmonatige Frist verlängert.
    • Weitere Aspekte der vorübergehenden Erleichterungen sind die Möglichkeit der Verkürzung der Einberufungsfrist auf 21 Tage sowie die Ermächtigung für den Vorstand, auch ohne Satzungsregelung Abschlagszahlungen auf den Bilanzgewinn vorzunehmen.
    • Als Reaktion auf die gesetzlichen Änderungen hat Bayer nun bekannt gegeben, dass die für den 28. April angesetzte Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung stattfinden wird.
  • Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung können Gesellschafterbeschlüsse seit dem 28. März 2020 in Textform oder durch schriftliche Abgabe der Stimmen auch ohne Einverständnis sämtlicher Gesellschafter gefasst werden.
  • Erleichterungen gelten für weitere Rechtsformen wie Genossenschaften, Vereine, Stiftungen und Wohnungseigentümergemeinschaften. Auch werden Regelungen für den vorübergehenden Fortbestand bestimmter Organbestellungen getroffen, sofern nach Ablauf der entsprechenden Bestellungszeiträume keine neuen Organmitglieder bestellt werden können.
  • Um zu verhindern, dass Umwandlungsmaßnehmen aufgrund fehlender Versammlungsmöglichkeiten an einem Fristablauf scheitern, wurde die Achtmonatsfrist gem. § 17 Absatz 2 Satz 4 des Umwandlungsgesetzes auf 12 Monate verlängert.
  • Die vorgenannten Erleichterungen sind am Tag nach der Verkündung, den 28. März 2020, in Kraft getreten und gelten bis zum 31. Dezember 2021.

Engpässe bei Lieferketten

Die Entwicklungen rund um das Coronavirus werden zeitnah zu Lieferengpässen in einigen Bereichen führen, sodass Lieferketten nicht mehr eingehalten werden können.

Prüfung der vertraglichen Vereinbarungen

  • In einem ersten Schritt sollten die Unternehmen, die von Lieferengpässen oder gar -ausfällen betroffen sind, die jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen überprüfen.
  • Insofern können damit zusammenhängende Leistungsbefreiungen (dazu unten mehr), Informations– oder Rügepflichten, Kündigungsrechte sowie Schadensersatzansprüche identifiziert werden.

Befreiung von Leistungspflichten

  • Die Corona-Pandemie könnte die grundsätzliche Leistungspflicht der jeweiligen Vertragspartei entfallen lassen. Dies ist im deutschen Recht immer dann der Fall, wenn die Leistung dem Schuldner unmöglich ist. Weiterhin kann der Schuldner die Leistung verweigern, wenn der Aufwand in einem groben Missverhältnis zu dem Leistungsinteresse des Gläubigers steht. Darüber hinaus kann es bei Störungen des Äquivalenzverhältnisses gemäß § 313 BGB auch zu einer Anpassung der Vertragsbedingungen
  • Eine Schadensersatzpflicht des Schuldners bei Unmöglichkeit der Leistung besteht dann nicht, sofern der Schuldner in diesem Fall alles Zumutbare unternommen hat, um den Leistungsausfall zu verhindern. Maßnahmen hierzu sind die
    • frühzeitige Information des Vertragspartners,
    • das Ergreifen aller Vorsorgemaßnahmen, insbesondere die Suche nach alternativen Bezugsquellen, Transportwegen, Produktionskapazitäten und Subunternehmen.
  • Das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht sieht besondere Regelungen vor, die dem Schuldner im Ausgangspunkt die Möglichkeit einräumen, seine Leistung zu verweigern oder einzustellen, ohne dass hieran für ihn nachteilige rechtliche Folgen geknüpft werden.
    • Im Einzelnen begründet Artikel 240 des Einführungsgesetzes zum Bürgerlichen Gesetzbuch bis zum 30. Juni 2020 für viele Schuldverhältnisse ein Leistungsverweigerungsrecht für Verbraucher und Kleinstunternehmer, die die Ansprüche im Zusammenhang mit Verträgen, die Dauerschuldverhältnisse sind und vor dem 8. März 2020 geschlossen wurden, derzeit wegen der Folgen der COVID-19-Pandemie nicht erfüllen können. Damit soll gewährleistet werden, dass sie insbesondere von Leistungen der Grundversorgung (Strom, Gas, Telekommunikation, Wasser) nicht abgeschnitten werden.
    • Die vorgenannten Rechte gelten nicht bei Miet- und Darlehensverträgen, Arbeitsverträgen.
    • Für Wohn- und Gewerberaummietverträge ist das Recht der Vermieter zur Kündigung von Mietverhältnissen dahingehend eingeschränkt, dass Mietverhältnisse wegen Mietschulden aus dem Zeitraum vom 1. April 2020 bis zum 30. Juni 2020 nicht gekündigt werden dürfen, sofern die Mietschulden auf den Auswirkungen der COVID-19-Pandemie beruhen.
    • Für Verbraucherdarlehensverträge, die vor dem 15. März 21020 geschlossen wurden, wurde eine gesetzliche Stundungsregelung von drei Monaten für die Zeit vom 1. April bis zum 30. Juni 2020 und eine Vertragsanpassung nach Ablauf der Stundungsfrist eingeführt.
    • Sollte sich herausstellen, dass der Zeitraum von April bis Juni 2020 nicht ausreichend ist, um die wirtschaftlichen Folgen der Krise abzufedern, besteht die Möglichkeit die Maßnahmen im Wege einer Verordnung zu verlängern.

Die vorgenannten Regelungen sind am 1 April 2020 in Kraft getreten und gelten bis zum 30. September 2022.

Force Majeure-Klausel

  • Möglicherweise enthält der jeweilige Vertrag auch eine Force Majeure-Klausel. Danach könnte die jeweilige Vertragspartei bei höherer Gewalt von ihrer Leistungspflicht und etwaiger Haftung aus Schadensersatz befreit sein, wenn der Umstand im Einzelfall dazu geführt hat, dass die Leistung unabwendbar nicht erbracht werden konnte.
  • Ob COVID-19 unter den Begriff der höheren Gewalt zu subsumieren ist, kommt auf die vertragliche Gestaltung an. Sofern Epidemien, Seuchen und Krankheiten explizit Erwähnung finden, so ist höhere Gewalt anzunehmen. Werden allerdings andere Beispiele oder gar keine Beispiele genannt, bedarf es einer weiteren Auslegung im Lichte des Vertrags.
  • Höhere Gewalt ist grundsätzlich ein nicht zu vertretendes, von außen kommendes, unabwendbares und unvorhersehbares, mit wirtschaftlich erträglichen Mitteln auch durch die äußerste, nach der Sachlage vernünftigerweise zu erwartender Sorgfalt nicht zu verhütendes, nach Vertragsschluss eintretendes Ereignis. Ob durch COVID-19 bedingte Lieferausfälle als höhere Gewalt anerkannt wird, kann pauschal nicht beantwortet werden. Zumindest im Reiserecht fallen Seuchen und Epidemien jedoch prinzipiell unter den Begriff der höheren Gewalt (Beispiele: Cholera, SARS-Virus).

Auswirkungen des COVID-19 auf das M&A-Geschäft

Aktuelle Verhandlungsrunden

In aktuellen Verhandlungen rund um Unternehmenskaufverträge wird COVID-19 eine große Rolle spielen. Insoweit ist insbesondere hinzuweisen auf

  • die Unternehmensbewertung;
  • die Kaufpreisberechnung;
  • die Ausgestaltung der Garantien, insbesondere im Hinblick auf (i) Prognosen, (ii) Lieferketten sowie (iii) Corona-spezifische Garantien, die sich beispielsweise auf Schutzmaßnahmen in Bezug auf die Corona-Pandemie beziehen; sowie
  • die Financial Covenants im Rahmen der dazugehörigen Finanzierungsverträge.

Zwischen Signing und Closing

Viele M&A-Transaktionen werden von der Corona-Pandemie insoweit betroffen sein, dass der Unternehmenskaufvertrag bereits unterzeichnet (Signing), aber noch nicht vollzogen (Closing) ist.

Fraglich ist insoweit, ob und wie sich möglicherweise wesentliche nachteilige Veränderungen bei der Zielgesellschaft aufgrund des Coronavirus auf den Unternehmenskaufvertrag auswirken.

MAC-Klauseln

  • Unternehmenskaufverträge enthalten teilweise genau für diese Fälle der wesentlichen Verschlechterung Material Adverse Change (MAC)-Klauseln, die dem Käufer besondere Rechte eröffnet, typischerweise die Möglichkeit des Rücktritts.
  • MAC-Klauseln können vertraglich ganz unterschiedlich ausgestaltet sein, insbesondere können die Parteien definieren, ob beispielsweise eine Naturkatastrophe von der MAC-Klausel umfasst ist oder eben nicht. Insofern ist es nicht möglich, eine grundsätzliche Aussage zu treffen, ob MAC-Klauseln im Falle der Corona-Pandemie Anwendung finden.
  • Für derzeitige Verhandlungen ist es bei Aufnahme einer MAC-Klausel ratsam, die Definition der wesentlichen nachteiligen Veränderung eindeutig zu formulieren. Verkäufer haben dabei ein Interesse, die Auswirkungen des COVID-19 gerade aus dem Katalog zu nehmen.

Störung der Geschäftsgrundlage

  • Bei Fehlen einer MAC-Klausel sind die gesetzlichen Vorschriften, namentlich die Störung der Geschäftsgrundlage gemäß § 313 BGB anwendbar.
  • Eine solche Störung liegt vor, wenn wesentliche Vorstellungen, die zur Geschäftsgrundlage des Vertrages geworden sind, sich als falsch herausstellen und eine Veränderung so schwerwiegend ist, dass die Parteien den Vertrag in Kenntnis dieses Umstandes nicht oder nicht so geschlossen hätten. Darüber hinaus dürfen die Umstände nicht aus der Sphäre der Partei herrühren, die sich auf die Störung der Geschäftsgrundlage beruft.
  • Primär ist die Vertragsanpassung Rechtsfolge der Störung der Geschäftsgrundlage, sofern einer Vertragspartei das Festhalten am unveränderten Vertrag nicht zugemutet werden kann. Dabei kommt insbesondere eine Kaufpreisanpassung in Betracht.
  • Damit unterscheidet sich die gesetzliche Regelung von den typischerweise verwendeten MAC-Klauseln, die regelmäßig den Rücktritt als Rechtsfolge vorsehen. Das Abstandnehmen vom Vertrag ist gesetzlich erst als ultima ratio vorgesehen, wenn eine Vertragsanpassung nicht möglich oder zumutbar ist.

Ad hoc-Mitteilungen

Die Corona-Pandemie hat schon jetzt dafür gesorgt, dass etliche börsennotierte Unternehmen Ad hoc-Mitteilungen gem. Art. 17 Abs. 1 der Marktmissbrauchsverordnung publiziert haben.

Danach müssen Emittenten unverzüglich solche nicht öffentliche bekannte Informationen mit Emittentenbezug veröffentlichen, die, wenn sie öffentlich bekannt würden, geeignet wären, den Kurs der betreffenden Finanzinstrumente erheblich zu beeinflussen (Insiderinformationen). Informationen sind dann ausreichend kursrelevant und damit veröffentlichungspflichtig, wenn der „verständige“ Anleger dem Finanzinstrument aufgrund der geänderten Informationslage einen anderen Wert beimisst als zuvor.

Darunter fallen möglicherweise die

  • Anpassung der Prognose und Geschäftsstrategie für das laufende Geschäftsjahr,
  • Kapitalmaßnahmen und
  • Dividendenkürzungen aber auch große
  • Produktionsunterbrechungen,
  • die Notwendigkeit zusätzlicher Finanzierungsmaßnahmen oder
  • die Aufnahme von Kurzarbeit.

Formvorschriften

Home-Office, (präventive) Quarantänemaßnahmen und eventuell in Zukunft verhängte Ausgangssperren zwingen die Unternehmen – soweit möglich – virtuell zu arbeiten. Nicht nur Notare sind in diesen Zeiten gar nicht oder nur eingeschränkt verfügbar, auch unterzeichnungsberechtigte Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer und Prokuristen sind schwer greifbar. Das wirft die Frage auf, wie derzeit Vereinbarungen jeglicher Art getroffen werden können. Viele Verträge können mündlich abgeschlossen werden, aber in einigen Fällen sind besondere Formerfordernisse zu beachten. Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Fällen zur Beachtung einer bestimmten Form, treffen Parteien in Verträgen oft Absprachen zu bestimmten Formerfordernissen, und auch interne Unternehmensrichtlinien schreiben in einigen Fällen eine bestimmte Form vor.

Die zentralen gesetzlichen Formvorschriften sind solche über (i) das Erfordernis der notariellen Beurkundung, (ii) das Schriftform- und (iii) Textformerfordernis.

Notarielle Beurkundung

  • Die notarielle Beurkundung ist das stärkste gesetzlich vorgeschriebene Schriftformerfordernis. Die Beteiligten geben dabei die zu beurkundenden Willenserklärungen in einer Verhandlung vor dem Notar ab. Über den Beurkundungsvorgang wird eine Niederschrift aufgenommen, die der Notar den Beteiligten vorliest. Diese Niederschrift wird von den Beteiligten genehmigt und von ihnen sowie dem Notar eigenhändig unterschrieben.
  • Grundstückskaufverträge, Verträge über die Veräußerung von GmbH-Anteilen, die Protokollierung der Hauptversammlung einer AG sowie die Änderung von Gesellschaftsverträgen sind einige Beispiele, die der notariellen Beurkundung bedürfen.
  • Sofern eine notarielle Beurkundung derzeit tatsächlich dringend erforderlich ist und bei Verfügbarkeit des Notars auch stattfinden kann, ist darauf hinzuweisen, dass ein Vertrag sukzessive in getrennten Akten beurkundet werden kann, so dass möglichst wenige Personen gleichzeitig im Notartermin anwesend sein müssen Ferner kann eine Vertretung im Notartermin durch Mitarbeiter des Notars, sofern gesetzlich möglich, in Betracht gezogen werden.

Schriftform

  • Die Schriftform wird in einigen Fällen gesetzlich vorgeschrieben, wie zum Beispiel die arbeitsrechtliche Kündigung, der Gründungsbericht einer Aktiengesellschaft, Gerichtsstandsvereinbarungen. Daneben greifen auch viele vertragliche Vereinbarungen oder interne Richtlinien (dort insbesondere für bestimmte Genehmigungs- oder Dokumentationsprozesse) auf dieses Formerfordernis zurück.
  • Für die Einhaltung der Schriftform ist es grundsätzlich erforderlich, dass der jeweilige Beteiligte das Schriftstück eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet.
  • In der aktuellen Lage wird die Einhaltung der Schriftformerfordernisse die Betroffenen vor Schwierigkeiten stellen. Insofern kann auf die gesetzliche Erleichterung zurückgegriffen werden, dass das Formerfordernis auch dann gewahrt wird, wenn ein elektronisches Dokument mittels einer qualifiziert elektronischen Signatur unterzeichnet wird.

Textform

  • In einigen Fällen ist die Textform ausreichend. Diese ist gewahrt, wenn eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird.
  • Beispiele für die Textform sind E-Mails, maschinell erstellte Briefe und Tele- oder Computerfaxe.

Lösungsansätze

  • Unternehmen sollten eine mögliche Anpassung von Vereinbarungen mit Dritten in Bezug auf das Formerfordernis in Betracht ziehen. Gleiches gilt auch für Formerfordernisse bei internen Abläufen. Dabei kann z.B. die vorgeschriebene Schriftform durch die Textform ersetzt werden. Außerdem kann möglicherweise auf bestimmte Unterschriftenregelungen verzichtet bzw. für den Zeitraum der Coronakrise vereinfacht werden.
  • Um Prozesse zu vereinfachen, können Gesellschaften auch darüber nachdenken, ob sie möglicherweise Geschäftsführer entgegen derzeitiger Vertretungsregelungen als Alleinvertretungsberechtigte einsetzen. Dies bedarf jedoch eines Gesellschafterbeschlusses, der wiederum der Schriftform bedarf. Ferner ist die Anmeldung zum Handelsregister durch beglaubigt unterzeichnete Handelsregisteranmeldung erforderlich. Die Alleinvertretungsberechtigung ist jedoch bereits mit Fassung des Gesellschafterbeschlusses wirksam. Die Ernennung eines Prokuristen obliegt hingegen der Geschäftsführung. Auch diese bedarf der deklaratorischen Anmeldung zum Handelsregister.
  • Grundsätzlich ist ein Prokurist zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Handlungen berechtigt, die der Betrieb des Unternehmens mit sich bringt. So kann der Prokurist zum Beispiel auch arbeitsrechtliche Kündigungen aussprechen. Handlungen, die den wesentlichen Kernbereich der Gesellschaft selbst betreffen, kann der Prokurist allerdings nicht vornehmen. So darf er weder selbst Prokura erteilen noch Gesellschafter- bzw. Hauptversammlungen einberufen.
  • Zudem können sich Unternehmen auch Handlungsbevollmächtigter bedienen. Der Inhaber einer solchen Vollmacht ist grundsätzlich berechtigt, branchenübliche und zum gewöhnlichen Geschäftsbereich gehörende Geschäfte und Rechtshandlungen vorzunehmen. Eine Eintragung im Handelsregister ist nicht erforderlich.

Regelungen des Gesetzesentwurfs zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie für das Strafverfahrensrecht

Im Strafverfahrensrecht ist es den Gerichten seit dem 28. März 2020 vorübergehend erlaubt, die Hauptverhandlung für maximal drei Monate und zehn Tage zu unterbrechen, wenn diese aufgrund von Maßnahmen zur Vermeidung der Verbreitung der COVID-19-Pandemnie nicht durchgeführt werden kann.

Exkurs: Arbeitsrecht

Den Arbeitgeber treffen in diesen Zeiten besondere Fürsorgepflichten wie die Informationspflicht, Aufklärungspflicht und Vorsorgemaßnahmen. Der Arbeitnehmer hingegen unterliegt der Mitwirkungspflicht und der Schadenminderungspflicht.
Weitere Informationen hierzu können Sie hier finden.

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Lars Benger
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